Que ce soit dans une démarche écologique, pour réduire les coûts, pour optimiser les procédures administratives ou pour gagner du temps, la dématérialisation présente de nombreux avantages. Une simple facture électronique permet de réduire les coûts de traitement d’environ 25 %. Mais la dématérialisation ne se limite pas aux démarches administratives, en effet, différents outils vous permettent d’optimiser de nombreuses activités quotidiennes dans votre entreprise.
La gestion électronique des documents (GED) permet d’optimiser les processus, de répondre aux enjeux d’image de marque ou aux préoccupations de conformité réglementaire et aux stratégies de rationalisation. Au-delà de ce type de gestion, de nombreuses initiatives sont proposées aux entreprises pour faciliter le quotidien des salariés. La digitalisation est d’autant plus importante qu’elle est encouragée par le gouvernement français depuis plusieurs années. Depuis janvier 2017, les bulletins de paie sont délivrés au format électronique pour les salariés du privé comme le stipule l’article 54 du code du travail.
Cependant, de nombreuses entreprises n’ont toujours pas franchi le pas. Nous avons donc dressé une liste de raisons pour lesquelles les bureaux devraient se passer de papier. Après avoir lu cette liste, il se peut que vous franchissiez lentement le pas et que vous supprimiez les documents papier de vos flux de travail.
Voici 7 raisons d’opter pour la dématérialisation et la numérisation de vos documents :
Gagner de l’argent en se numérisant
Globalement, presque tout le monde y a à gagner, il a été démontré qu’une facture papier coûterait environ neuf euros là où une facture électronique n’en coûte que trois. Les éléments dématérialisés seraient alors 79 % des factures fournisseurs et 28 % des factures électroniques émises par les PME BtoB. Au final, 46 % d’économies seraient réalisées en mettant en place la dématérialisation couplée à un bon système de workflow. Alors, au-delà des factures, n’attendez plus pour limiter votre impact environnemental tout en réalisant des économies.
Les dépenses que vous pouvez réduire grâce à un système sans papier sont nombreuses. Beaucoup d’argent est dépensé pour l’entretien des imprimantes, les encres, le toner et le stockage physique.
La dématérialisation vous permet d’économiser sur les coûts des fournitures de bureau. Vous serez surpris par le nombre de documents que vous n’avez pas besoin d’imprimer. Au lieu de cela, gardez-les en sécurité uniquement sur votre disque numérique et imprimez-les lorsque c’est absolument nécessaire.
Mieux travailler en équipe grâce aux solutions en ligne
Le travail en équipe a toujours été un gage de gains de productivité. Avec le développement des outils numériques, cette collaboration est grandement facilitée. En améliorant la communication et en facilitant le travail à distance, le numérique encourage le travail en équipe. Le partage des tâches et les outils de communication favorisent le travail en commun et le développement d’une intelligence collective plus à même de résoudre les défis de l’entreprise !
Être mieux informé
Les outils automatiques permettent de collecter des statistiques et des informations indispensables à la gestion d’une entreprise. Mémorisées, formalisées et accessibles à tous, les données collectées ne restent plus entre les mains d’un service mais sont accessibles à tous.
Gagner du temps avec la dématérialisation
Outils de gouvernance pour mieux gérer les réunions, outils de gestion documentaire pour simplifier et faciliter la saisie et le suivi des données, outils de gestion de projet : tous ces nouveaux usages liés au numérique visent à faire gagner le bien le plus précieux des entrepreneurs, leur temps. Chez Havet Digital notre objectif est d’apporter cette modernité et cette simplification à la gestion des flottes mobiles des entreprises. C’est pourquoi notre solution en ligne est à la fois facile à installer et facile à gérer au quotidien. Elle s’inscrit dans la lignée de ces solutions qui rationalisent et améliorent le travail au quotidien.
Il ne fait aucun doute que vous gagnerez des heures de temps en passant au zéro papier. Il ne sera plus nécessaire de trier, d’imprimer, de recycler, de classer et d’envoyer des documents papier si vous utilisez des systèmes numériques.
Il est plus rapide et plus efficace de numériser, classer et stocker les documents dans un nuage utilisé par le bureau. Avec un système de classement numérique approprié, il ne vous faudra que quelques secondes pour trouver les documents importants dont vous avez besoin.
Imaginez tout le temps perdu à chercher dans des dossiers et des classeurs un document d’une page datant d’un an. Grâce à la technologie, vous pouvez facilement classer et retrouver des dossiers médicaux, des factures, des contrats et des reçus en quelques secondes.
Économie d’espace
Nombreux sont ceux qui ont l’habitude d’utiliser le papier pour les documents importants au travail. Les dossiers doivent être imprimés, signés et stockés dans des classeurs ou des bacs de rangement. Au fil du temps, ils ont pris beaucoup de place et leur tri est un cauchemar pour beaucoup. Mais la technologie a fait place à des matériels et logiciels numériques sur lesquels nous pouvons compter pour nos tâches quotidiennes au lieu d’utiliser du papier.
Il y a beaucoup de choses dans les bureaux qui peuvent être éliminées en passant au sans papier. Pensez à ces classeurs, boîtes de rangement et tiroirs remplis de documents. L’espace occupé par ces éléments peut facilement être utilisé à meilleur escient si les documents sont stockés sur un nuage numérique.
Vos fichiers peuvent également être stockés de manière plus organisée lorsque vous passez au numérique. Il n’y aura plus de piles de papier encombrées. Au lieu de cela, ils seront placés dans des dossiers appropriés sur un disque pour un stockage plus sûr.
Augmenter la productivité et l’efficacité
Les employés ne travaillent que 8 heures par jour environ. Pendant ces heures, l’entreprise veut qu’ils puissent accomplir leurs tâches de manière efficace et rapide.
En retirant le papier, vous réduisez au minimum le travail de bureau de nombreux employés. Cela signifie qu’ils pourront se concentrer sur des tâches plus importantes qu’ils peuvent effectuer sur leurs ordinateurs portables et leurs ordinateurs.
Prenez votre département des ressources humaines, par exemple. Les solutions de gestion des RH peuvent contribuer à réduire l’utilisation de documents physiques. Ces systèmes et processus facilitent la gestion des documents. Ils éliminent le processus manuel fastidieux de gestion du temps et des présences, de traitement des salaires et de gestion des RH.
Avec de tels systèmes, vous pouvez réduire les tâches administratives qui peuvent être facilement effectuées sur un ordinateur.
Amélioration de la sécurité
Le papier peut être à l’origine d’importantes failles de sécurité dans l’entreprise. De nombreuses choses peuvent arriver aux documents importants une fois imprimés. Ils peuvent être mal étiquetés, mal rangés ou même volés.
En optant pour le zéro papier, tous les documents importants de l’entreprise sont protégés par un niveau de sécurité plus élevé. Il existe de nombreux dispositifs de protection, de cryptage et de sécurité qui peuvent être mis en place si ces documents sont numérisés.
Avec un système numérisé et sans papier, l’accès aux fichiers importants peut être donné à des employés spécifiques. Cela peut minimiser le risque que les fichiers soient volés et partagés. Vous pouvez également sauvegarder les fichiers en utilisant la technologie du cloud. Cela signifie que si quelque chose arrive à un ordinateur ou à un portable, vous pourrez toujours accéder à vos fichiers par le biais d’un nuage. Cela permet d’éviter la perte de fichiers en cas d’incendie, d’inondation ou de catastrophe naturelle.
Respect de l’environnement
Les discussions et les campagnes sur le développement durable au bureau se multiplient. Le passage au zéro papier contribue à ce mouvement. C’est aussi simple que cela : moins on utilise de papier, moins on abat d’arbres et moins on utilise de produits chimiques pour fabriquer du papier. En outre, vous produisez également moins de pollution qui peut encombrer les décharges.
Au-delà du papier, il y a d’autres déchets qui sont réduits lorsque l’on diminue la consommation de papier. Il s’agit des imprimantes, de l’encre et des cartouches. Ces produits contiennent des substances nocives qui peuvent polluer l’eau et le sol si elles ne sont pas éliminées correctement. Cela peut être évité si l’on réduit également l’utilisation des appareils.
